首先要依照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范。
主辦單位要樹(shù)立服務(wù)觀念，依照市場(chǎng)化、商業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化的要求來(lái)進(jìn)行服務(wù)運(yùn)作。國(guó)外會(huì)議發(fā)達(dá)的國(guó)家都有一套成熟的會(huì)議服務(wù)運(yùn)作形式，而我國(guó)展覽業(yè)起步較晚，許多博覽會(huì)都具有較濃的行政主導(dǎo)色彩，主辦單位在客戶(hù)面前，往往是高高在上的指揮者，而不是服務(wù)者。開(kāi)幕式一結(jié)束，博覽會(huì)就宣告成功，主辦單位的人員便無(wú)影無(wú)蹤，在國(guó)外這種現(xiàn)象決不會(huì)呈現(xiàn)，主辦單位是以服務(wù)客戶(hù)的形象呈現(xiàn)的，特別是客戶(hù)服務(wù)中心能夠協(xié)助參展商、采購(gòu)商解決詳細(xì)各種問(wèn)題包含投訴。只要是參展商、采購(gòu)商需求的，主辦單位就應(yīng)該想到做到，只要經(jīng)過(guò)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)形成一個(gè)固定的客戶(hù)群，主辦單位才能在群雄逐鹿的年代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤(pán)。
其次，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
國(guó)內(nèi)許多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識(shí)到了展覽服務(wù)流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義，如在全國(guó)首先獲得ISO9000國(guó)際質(zhì)量體認(rèn)證的深圳高交會(huì)議覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包含展覽業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、展覽工程、展場(chǎng)租賃、會(huì)議物業(yè)管理等較為完善的會(huì)議服務(wù)體系。在展覽實(shí)踐中嚴(yán)格依照規(guī)范的流程進(jìn)行運(yùn)作，為高交會(huì)、家具展、中國(guó)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)展等大型博覽會(huì)供給了一流、高效的會(huì)議服務(wù)。此外，上海、大連、廈門(mén)等城市的會(huì)議中心也都相應(yīng)地建立了各具特色的服務(wù)運(yùn)作形式。
再次、制造精美的會(huì)議服務(wù)手冊(cè)。
精心制造會(huì)議服務(wù)手冊(cè)在組展過(guò)程中，主辦單位或展覽承辦商不行短少的要為每家參展商供給一本優(yōu)質(zhì)的會(huì)議服務(wù)手冊(cè)。這本服務(wù)手冊(cè)制造的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊(cè)的讀者當(dāng)作會(huì)議界高手，要把他們想象成初入展覽大門(mén)的新人，把一切可能想到的問(wèn)題和解決方案都要寫(xiě)進(jìn)去。另一方面，及時(shí)和大會(huì)主辦方交流，了解本屆博覽會(huì)服務(wù)的新變化。最終，你的會(huì)議服務(wù)手冊(cè)應(yīng)該具有查詢(xún)方面的功用，可讀性強(qiáng)。這樣既具完整性又具易查性的會(huì)議手冊(cè)，能夠節(jié)約會(huì)議工作人員和參展商的時(shí)間，削減沖突。
會(huì)議服務(wù)手冊(cè)首要包含以下幾個(gè)方面：展覽內(nèi)容方面，包含展覽的中英文名稱(chēng)、展覽舉行城市及場(chǎng)館的名稱(chēng)；展覽日期，包含進(jìn)場(chǎng)、出場(chǎng)日期；展覽承攬商姓名、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承攬商；詳述貨攤租金付款方法（假如需求供給資料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說(shuō)展覽的內(nèi)容等。訂購(gòu)單方面：包含正式合同信息、貨攤承攬公司名稱(chēng)和其他指示標(biāo)志、家具租賃、裝潢和地毯、運(yùn)輸、安頓和拆除勞工、電力、消防、貨攤整理等。其他相關(guān)服務(wù)方面：包含邀請(qǐng)函、配套宣揚(yáng)策劃、住宿及行程組織、交通旅行、視聽(tīng)設(shè)備、攝影、花藝、盆景租賃、呼叫設(shè)備、模特兒現(xiàn)場(chǎng)展現(xiàn)或接待等。
最終、注重實(shí)效和“以人為本”的思維。
供給服務(wù)要以人為本會(huì)議服務(wù)也要體現(xiàn)注重實(shí)效和“以人為本”的思維。比方，博覽會(huì)的布局徹底以展品大類(lèi)來(lái)劃分，方便觀眾觀賞；觀賞者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會(huì)議服務(wù)手冊(cè)或觀賞攻略；展場(chǎng)內(nèi)還有就餐中心區(qū)、歇息場(chǎng)所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方體貼入微的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會(huì)議優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。
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